Privacy statement

En ce moment, notre déclaration de confidentialité est uniquement disponible en néerlandais.
Veuillez nous contacter si vous avez besoin d’une version traduite.

Deze privacyverklaring dateert van mei 2018.

Persoonsgegevens
Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over u vertellen of die we in verband met u kunnen brengen.

U deelt persoonsgegevens met ons als u klant bij ons bent, bij ons wilt werken, aan ons levert of als u contact met ons heeft. Denk daarbij aan uw naam, adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres en rekeningnummer. Het gaat om alle gegevens die we in verband kunnen brengen met u. Natuurlijk zijn we daarbij heel zuinig op u gegevens en zorgen we dat dit veilig gaat.
Ben uw zzp-er of heb uw een eenmanszaak, vof of maatschap? Dan wordt u gezien als persoon en gaat het ook om gegevens die direct of indirect iets over u vertellen.

Waarvoor gebruikt Noteborn persoonsgegevens?
Noteborn wil graag weten met wie zij zaken doet. Daarom vragen we naar persoonsgegevens en verwerken we die ook. Verwerken is een begrip uit de wet. Het gaat om alles wat men kan doen met persoonsgegevens. De wet beschrijft verwerken als: ‘het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, uitwissen en vernietigen van gegevens.’)

Verwerkingsdoeleinden
Op verschillende plekken in het informatie- en aankoopproces deelt u gegevens met ons. Noteborn verwerkt alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor het doel dat we met elkaar afspreken. Dit kunnen de gegevens zijn die we gebruiken voor een arbeidsovereenkomst, maar voor het ontvangen van een maandelijkse nieuwsbrief zijn bijvoorbeeld uw naam en mailadres voldoende.

Commerciële activiteiten
Noteborn wil graag weten met wie ze zaken doet en controleert daarom bij aanvang van de zakenrelatie gegevens.
Hierbij kunt u o.a. denken aan:
-Contact met u opnemen;
-Onderzoeken of u klant bij ons kunt worden;
-Uw gegevens goed in onze administratie zetten en bijwerken als er wijzigingen zijn,
-Uw betalingen en andere financiële aangelegenheden verwerken.

Verkleinen risico’s

We zijn medeverantwoordelijk voor de veiligheid van u, van ons, en van al onze klanten. Daarom gebruiken we uw persoonsgegevens ook om risico’s te verkleinen. We onderzoeken vooraf goed wie uw bent als u klant bij Noteborn wilt worden.
Hierbij kunt u o.a. denken aan:
– Wij controleren uw BTW nummer als u een buitenlandse firma bent;
-Zorgen voor goede beveiliging. Denk aan gebruikersnamen en wachtwoorden; En we investeren in middelen die u en ons beschermen tegen allerlei vormen van criminaliteit;
-Zorgen dat we een gezond bedrijf blijven (risicomanagement).

Wettelijke verplichtingen
Voor Noteborn gelden allerlei wettelijke verplichtingen. Wilt u met Noteborn zaken doen of bij Noteborn werken, dan doen wij bijvoorbeeld het volgende:
– U identificeren als u klant bij ons wordt (identificatieplicht): we controleren of u echt bent wie u zegt te zijn en controleren uw inschrijving bij de KvK, controleren het BTW nr. en we bewaren hiervan een kopie;
– Rekening houden met veranderingen in uw situatie zodat alle gegevens up to date zijn(zorgplicht);
– Uw persoonsgegevens geven aan organisaties die van de wet sommige gegevens bij Noteborn mogen opvragen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld belastinggegevens (belastingdienst/accountant) en bij fraude: politie.
Solliciteren
– Als u solliciteert bij Noteborn geeft u automatisch toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Noteborn verwijdert de gegevens van niet geselecteerde kandidaten na vier weken, mits toestemming is gegeven door de sollicitant deze één jaar te bewaren.

Marketingactiviteiten uitvoeren

Noteborn houdt u graag op de hoogte. Bijvoorbeeld met e-mails. Daarvoor zijn vaak persoonsgegevens nodig, zoals naam en e-mailadressen.
Als u geen mails en/of nieuwsbrieven (meer) wilt ontvangen kunt u dat altijd doorgeven aan c.hutzemakers@noteborn.nl.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij?
Noteborn verzamelt gegevens van iedereen die direct of indirect contact heeft (gehad) met ons.
Gegevens die wij verzamelen van u als (potentiële) klant
– Naam en contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer, adres) van u en uw bedrijf, incl. namen van contactpersonen en vertegenwoordigers van uw bedrijf;
– Uw rol (wettelijk vertegenwoordiger, bestuurder, klant).
Waarvoor gebruiken we ze?
– Als u klant wordt, moeten we uw identiteit vaststellen;
– We willen uw natuurlijk persoonlijk aanspreken als we uw post sturen. En het goede (e-mail) adres gebruiken;
– En als er iets wijzigt, passen we uw persoonsgegevens aan.
Gegevens die wij verzamelen over onze werknemers
– Persoonsgegevens van onze werknemers.
Waarvoor gebruiken we ze?
– Om u bij allerlei instanties als werknemer van Noteborn aan te melden;
– De persoonsgegevens van de werknemers worden verwerkt op grond van de wet en de arbeidsovereenkomst. Dienaangaande wordt ook verwezen naar het op de arbeidsovereenkomst van toepassing zijnde reglement.

Gegevens nodig voor veiligheid & bestrijden fraude
– Denk bij het verzamelen van gegevens voor veiligheid en bestrijden van fraude aan de camerabeelden bij de laadpoorten in de fabriek.
Waarvoor gebruiken we ze?
– We gebruiken camerabeelden als er incidenten zijn. Justitie en politie kunnen deze beelden opvragen.

Uw financiële situatie

– Denk hierbij aan gegevens over betalingen en betalingsachterstanden.
Waarvoor gebruiken we ze?
-Om de financiële veiligheid van Noteborn te waarborgen.
Gevoelige persoonsgegevens
– Denk hierbij aan strafrechtelijke gegevens.
Waarvoor gebruiken we ze?
Gegevens over fraude vallen onder strafrechtelijke gegevens en die leggen we vast.

Goed om te weten
We gebruiken nooit gevoelige gegevens die te maken hebben met gezondheid, geloofsovertuigingen, politieke of filosofische overtuigingen, seksuele geaardheid of etnische afkomst.

Gegevens voor het gebruik van onze website Denk aan dit soort gegevens:
– Uw IP-adres: het adres van uw computer of mobiel op internet dat nodig is om ervoor te zorgen dat computers met elkaar kunnen communiceren. Meestal kunnen we achterhalen wie er achter een IP-adres zit. Maar dat mag alleen na toestemming van de rechter;
– Gegevens over uw bezoek aan onze site: wanneer hebt uw welke webpagina’s bezocht, zoekopdrachten gedaan;
– Het apparaat waarmee u onze site of apps bezoekt;
– Cookies en uw cookie-instellingen;
– De gebruikte browser(instellingen) en, indien van toepassing, het besturingssysteem van uw computer en de naam van uw AccessProvider.

Waarvoor gebruiken we ze?
– IP-adressen van bezoekers van onze sites houden wij bij om fraude tegen te gaan;
– Wij plaatsen verschillende soorten cookies op uw computer. Dat zijn hele kleine tekstbestanden die bestaan uit letters en cijfers. Ze houden gegevens bij over de websites die uw bezoekt en kunnen uw voorkeuren onthouden, zoals de taal;
– Dankzij cookies weten we welke pagina’s uw hebt bekeken op noteborn.com en in welke producten of diensten uw waarschijnlijk geïnteresseerd bent. Wij kunnen u dan informatie laten zien die daar bij past. Of contact met u opnemen over het onderwerp waarop u hebt gezocht, zoals informatie over kasten;
– We zien ook met welk toestel u noteborn.com bezoekt: met een mobiel, pc of tablet. En welk besturingssysteem en versie van uw browser uw gebruikt. Dat zorgt er bijvoorbeeld voor dat u de inhoud ziet op de manier die bij uw toestel past;

– Als we cookies hebben geplaatst, zien we of u een e-mail van ons hebt geopend. Ook krijgt u misschien advertenties van ons op websites van andere bedrijven;
– Cookies zijn soms echt nodig, maar niet altijd. Wilt u alleen noodzakelijke cookies? Pas dan uw cookie-instellingen aan naar niveau 1 (basis). Dat is minder ingewikkeld dan het klinkt;
Goed om te weten:
Partijen die het internetverkeer afhandelen kunnen het IP-adres opslaan. We kunnen niet altijd garanderen dat dit binnen Europa gebeurt. Bezoekt u bijvoorbeeld vanuit de Verenigde Staten onze site, dan kan het ook buiten Europa worden opgeslagen. Dat doen partijen die het internetverkeer afhandelen.

Gegevens op social media

Denk aan dit soort gegevens:
– Berichten over Noteborn die voor iedereen toegankelijk zijn en die u post op social media, waar wij ook actief zijn;
– Uw berichten op de Noteborn Community;
– Uw chatgegevens met ons webcareteam via Facebook.
Waarvoor gebruiken we ze?
– Wij zijn mogelijk actief op social media zoals Facebook, Twitter, Instagram, Google+ en Youtube. Daar delen we acties en informatie over Noteborn met iedereen die daarin geïnteresseerd is;
– Ons webcareteam volgt de berichten die voor iedereen toegankelijk zijn op het internet die over Noteborn gaan en beantwoordt eventueel berichten die aan Noteborn zijn gericht.

Gegevens over u van andere partijen dan Noteborn
Denk hierbij aan dit soort gegevens:
– Gegevens over bedrijven en hun vertegenwoordigers uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel;
– Gegevens uit openbare bronnen zoals handelsinformatiebureaus het insolventieregister (informatie over faillissementen en schuldsaneringen), kranten, internet of social media;
-Gegevens van bedrijven die u toestemming hebt gegeven om informatie over u te verzamelen en te verkopen.
Waarvoor gebruiken we ze? We gebruiken deze gegevens als we iets controleren. Bijvoorbeeld:
– Bij zakelijke klanten: zijn uw gegevens nog actueel? Hiervoor vergelijken we onze gegevens regelmatig met het Handelsregister.
Bewaartermijn persoonsgegevens
We bewaren persoonsgegevens zo lang als nodig is voor het doel waarvoor we uw gegevens gebruiken. En zo lang de wet ons verplicht om uw gegevens te bewaren. Hoe lang dat precies is, verschilt. Van een paar maanden tot jaren. Belastingtechnische gegevens worden bijvoorbeeld pas na 7 jaar verwijderd.

Met wie delen we gegevens en waarom?
Om u de best mogelijke diensten te kunnen verlenen en concurrerend te blijven, delen we bepaalde gegevens binnen en buiten Noteborn. Daarbij gaat het om:

Tussenpersonen

We delen informatie met tussenpersonen die namens ons werken. Deze tussenpersonen zijn geregistreerd conform de toepasselijke wet- en regelgeving en werken met de benodigde toestemming van toezichthoudende instanties. Ook deze tussen personen moeten voldoen aan de privacywetgeving.

Overheidsinstanties, regelgevende instanties en toezichthouders

Om te voldoen aan de wet- en regelgeving kunnen we gegevens doorgeven aan de desbetreffende instanties, bijvoorbeeld om terrorisme tegen te gaan of witwaspraktijken te voorkomen. In bepaalde gevallen zijn we wettelijk verplicht om uw gegevens met externe partijen te delen. waaronder:
– De belastingdienst kan ons vragen uw financiële gegevens (tegoeden, betaal- of spaarrekeningen of beleggingen in een beleggingsrekening) door te geven.
– Justitiële/wetshandhavende instanties zoals de politie, openbaar aanklagers en rechtbanken.
– Juristen , bijvoorbeeld in geval van een faillissement, gevolmachtigden die de belangen van anderen behartigen en bedrijfsaccountants .
Dienstverleners die voor Noteborn werken Wanneer we gebruikmaken van andere dienstverleners delen we alleen die persoonsgegevens die nodig zijn voor een specifieke opdracht.

Dienstverleners helpen ons onder meer door:
– bepaalde diensten en activiteiten te verzorgen;
– internettools en webapplicaties te ontwerpen en onderhouden;
– marketingactiviteiten, evenementen of de communicatie met klanten te verzorgen;
– rapporten en statistieken op te stellen, drukmaterialen te verzorgen en producten te ontwerpen;
– advertenties te plaatsen in apps, op websites en op sociale media
Dienstverleners met verwerkingsovereenkomst
Zo’n partij heeft de opdracht gekregen en mag alleen dat deel van de verwerking doen dat de opdrachtgever die verantwoordelijk is voor de persoonsgegevens aan die partij heeft opgedragen: verzenden van een mailing, opslaan van persoonsgegevens in de cloud. Een zogenaamd verwerkingsovereenkomst is een AVG-verplichting die alleen geldt voor partijen die verantwoordelijk zijn voor persoonsgegevens. Dit geldt dus niet voor een klantenrelatie met Noteborn.
Met andere bedrijven als u daarom vraagt Als u dat wilt, geven we uw persoonsgegevens ook aan andere bedrijven door. We zorgen er altijd voor dat derden alleen toegang hebben tot persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor hun specifieke werk. Wanneer we uw persoonsgegevens intern of met derden in andere landen delen, zorgen we altijd voor passende waarborgen om deze gegevens te beschermen.

Noteborn baseert zich hierbij op:
Bindende bedrijfsvoorschriften zoals bedoeld in Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Deze voorschriften worden samen de General Data Protection Regulation genoemd en zijn in elke EU-lidstaat goedgekeurd door de autoriteit die in de betreffende lidstaat is belast met de bescherming van persoonsgegevens. In Nederlands heet deze autoriteit de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

Zo zorgt Noteborn voor uw persoonsgegevens

Noteborn zorgt voor een goede beveiliging
Noteborn besteedt veel geld en tijd aan de beveiliging van onze systemen en persoonsgegevens.
en heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking, onbedoeld verlies, vernietiging, schade, aanpassing of bekendmaking.
In het bedrijf hebben we een privacy medewerker. Datalekken lossen we op en registreren we. We melden ze ook aan de toezichthouder en aan u, als het nodig is.

We hebben een geheimhoudingsverklaring getekend
Al onze medewerkers die werken met bijzondere en gevoelige persoonsgegevens hebben een geheimhoudingsverklaring getekend. We gaan zorgvuldig om met gegevens die u ons toevertrouwt. En alleen geautoriseerd personeel mag uw gegevens inzien en verwerken. Er is toezicht op hoe we persoonsgegevens verwerken: De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) controleert of wij de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) naleven.

Uw persoonsgegevens bekijken, aanpassen laten verwijderen
Op grond van wet- en regelgeving heeft u ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens een aantal rechten:

a) Recht op inzage
U heeft recht om uitsluitsel te verkrijgen over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens. U heeft dus het recht om de persoonsgegevens die wij van u hebben ontvangen in te zien.
Indien u een verzoek heeft ingediend tot inzage zullen wij u schriftelijk mededelen waarom wij uw persoonsgegevens verwerken, welke soorten persoonsgegevens wij verwerken, aan welke organisaties wij deze persoonsgegevens hebben doorgegeven, hoelang wij deze persoonsgegevens bewaren en welke rechten u ten aanzien van deze verwerking van persoonsgegevens kunt uitoefenen.

b) Recht op rectificatie en aanvulling
U heeft recht om een verzoek in te dienen tot verbetering van onjuiste persoonsgegevens. Indien wij tot verbetering van uw persoonsgegevens zijn overgegaan ontvangt u hierover bericht. Tevens zullen wij derden die de onjuiste persoonsgegevens hebben ontvangen informeren over de onjuiste of onvolledige gegevens.

c) Recht op beperking van de verwerking
U kunt een verzoek indienen om het gebruik van de persoonsgegevens te beperken. Dit betekent dat u de persoonsgegevens tijdelijk niet beschikbaar maakt. Een dergelijk verzoek is mogelijk indien:
I de juistheid van persoonsgegevens wordt betwist;
II de verwerking onrechtmatig is en u zich verzet tegen het wissen;
III de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden, maar wel voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
IV u bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking van de persoonsgegevens.
Tevens zullen wij derden die de persoonsgegevens hebben ontvangen informeren over de beperking van het gebruik van deze persoonsgegevens.

d) Recht van bezwaar
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens. Indien u bezwaar maakt tegen de verwerking van uw persoonsgegevens zullen de gegevens niet worden verwerkt, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking kunnen aanvoeren die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden.

e) Recht op dataportabiliteit
U heeft het recht een kopie van de verwerkte persoonsgegevens die u aan ons in een gestructureerd, gebruikelijk digitaal bestandsformaat heeft verstrekt op te vragen. Het gaat hier om digitale gegevens en niet om papieren dossiers.

f) Recht op vergetelheid (recht op gegevenswissing)
U heeft onder bepaalde voorwaarden het recht op verwijdering van uw persoonsgegevens, namelijk wanneer:
I persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden;
II u trekt uw toestemming waarop de verwerking berust in en er is geen andere rechtsgrond voor verwerking;
III u maakt bezwaar tegen de verwerking en er zijn geen dwingende redenen om Uw bezwaar niet te honoreren;
IV de persoonsgegevens zijn onrechtmatig door ons verwerkt;
V de persoonsgegevens moeten worden gewist op grond van een wettelijke verplichting;
VI de persoonsgegevens zijn verzameld door middel van mobiele telefonie- of internetdiensten;
Wilt u gebruik maken van bovenstaande rechten: neem dan contact op met de privacy medewerker van Noteborn (dhr. Coert Hutzemakers). Op uw verzoek zullen wij uiterlijk binnen één maand reageren. Indien sprake is van een complex verzoek zullen wij uiterlijk binnen twee maanden reageren.
Ten slotte bestaat de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) over het gebruik van de persoonsgegevens door Noteborn. Indien uw gegevens zijn verwerkt op grond van uw toestemming, heeft u het recht om uw toestemming in te trekken.

Uw voorkeur voor nieuws instellen
We houden uw graag op de hoogte van onze producten en diensten. Wilt u liever geen nieuws? Geen probleem. Geef even aan Noteborn door of uw nieuwsbrieven en aanbiedingen per e-mail wilt ontvangen/ blijven ontvangen.

Vragen over privacy?

Heeft u vragen over u privacy of wilt u gebruik maken van u rechten? Neem contact op via c.hutzemakers@noteborn.nl

Deze privacyverklaring kan regelmatig worden gewijzigd.